Fatura Eletrónica na Administração Pública: vencedor do Portugal Digital Awards 2020 na categoria “Best Government Project

O projeto FE-AP, desenvolvido pela eSPap, é vencedor do Portugal Digital Awards 2020 na categoria “Best Government Project”, ou seja melhor projeto de transformação digital no setor da Administração Pública. Foi ainda finalista na categoria “Best Future of Operations Project”, isto é melhor projeto relacionado com a digitalização e otimização de processos de negócio.

Enquadramento

A Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P. (eSPap), promotor do projeto FE-AP, é um instituto público de regime especial, integrado na administração indireta do Estado.

A eSPap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de Compras Públicas e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas de TIC do Ministério das Finanças, garantindo o planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos.

Criado em 2007, o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) gere o processo de compras do Estado para diversas entidades da Administração Pública adjudicantes e para diversas famílias de bens e serviços fornecidos ao abrigo de acordos-quadro com condições pré-negociadas com fornecedores pré-avaliados e registados no SNCP.

O Projeto

O projeto Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) prevê o desenvolvimento de novas funcionalidades no Sistema Nacional de Contas Públicas e a implementação do Sistema de Faturação Eletrónica que incluirá a implementação de um Portal de Fornecedores.

Os desenvolvimentos previstos do SNCP no âmbito deste projeto incluem:

a) o desenvolvimento da Plataforma de Agregação de Necessidades (PAN ou FAN) que permite às entidades públicas compradores planear as aquisições e comunicá-las à Gestão Centralizada de Compras através da colocação de Pedidos de Compra;

b) desenvolvimentos na Plataforma Eletrónica de Contratação (PEC) para suportar alterações do processo de Gestão Centralizada de Compras;

c) a introdução de melhorias no Sistema de Compras Públicas SCNP ao nível do Catálogo Nacional de Compras Públicas e da automatização do tratamento dos Pedidos de Exceção;

d) a introdução de melhorias no módulo de Monitorização e Controlo permitindo não só o controlo e monitorização operacional, mas também o desenvolvimento de capacidades analíticas na Direção de Serviços Partilhados de Compras Públicas da eSPap;

e) a integração com a Faturação Eletrónica para a desmaterialização completa do processo de Compra Públicas;

f) o desenvolvimento de um módulo de Interoperabilidade que permita o acesso das diferentes plataformas de comércio eletrónico aos concursos públicos.

A introdução da Fatura Eletrónica na Administração Pública, permitirá assegurar de uma forma mais eficaz e eficiente a qualidade de execução do processo aquisitivo da Administração Pública, garantindo a integração, otimização, normalização de processos e potenciando as melhores práticas.

A automatização dos processos, garantirá a integração automática nos registos contabilísticos das entidades da Administração Pública, diminuindo erros e permitindo uma otimização da gestão dos recursos públicos. Por outro lado, a redução de esforço administrativo promovida pela uniformização, integração e automatização de processos, permitirá uma diminuição do tempo de tratamento dos documentos e uma diminuição dos custos de transação, operação e tecnológicos.

Considerando o processo aquisitivo na Administração Pública, a Fatura Eletrónica permitirá ligar de uma forma desmaterializada todo o fluxo de informação associado ao processo aquisitivo, ou seja, desde a intenção de aquisição ao pagamento. Assim, serão criadas as condições para uma otimização de todo o fluxo, nomeadamente, permitindo uma otimização da Gestão da Tesouraria e potenciando a Reforma da Gestão da Tesouraria Pública, na componente da despesa.

Tendo em conta a integração e normalização dos processos, será possível a partilha de informação pelos diferentes agentes do ecossistema, garantindo a transparência, abrangência, tempestividade, controlo e a fiabilidade da informação financeira.

No que diz respeito aos Agentes Económicos, a introdução da Fatura Eletrónica na Administração Pública, permitirá agilizar e desmaterializar o relacionamento existente, reduzindo os prazos de pagamento, custos de operação, de transação e garantindo maior fiabilidade em todas as atividades do processo.

A adoção da Fatura Eletrónica na Administração Pública permitirá ao Estado, ter um papel dinamizado e mobilizador da introdução generalizada da Fatura Eletrónica, entre todos os Agentes Económicos “B2B-Business to Business”, sendo esta adoção generalizada, um fator relevante para a economia.

O Apoio do COMPETE 2020

O projeto conta com o apoio do COMPETE 2020 no âmbito do Sistema de Apoio da Modernização da Administrativa (SAMA), envolvendo um investimento elegível de 7,6 milhões de euros o que resultou num incentivo FEDER de 4,3 milhões de euros.