Repositório Clínico Digital: Assegurar o futuro digital das novas gerações de doentes
Sintese do projeto
O projeto RCDARQ: Repositório Clínico Digital visou a criação de um repositório clínico digital que garanta a autenticidade e integridade dos documentos, de procedimentos necessários à correta digitalização e classificação dos documentos, da digitalização da documentação atual e retrospetiva de processos clínicos de doentes atuais do Centro Hospitalar Universitário São João.
O projeto propôs a implementação de um repositório clínico digital, que suporte a preservação a longo prazo de objetos digitais garantindo a sua integridade e autenticidade. O conceito de repositório clínico digital aplica-se à implementação de um repositório que deve ser capaz de integrar, armazenar e proporcionar um acesso continuado a documentos digitais de conservação permanente, produzidos através da digitalização dos processos clínicos analógicos (papel e microfilme) dos doentes atuais e da incorporação da informação de diferentes sistemas legados.
A entrevista a Joana Gomes, Coordenadora do Repositório Clínico Digital, Maria João Campos, Diretora do Centro de Gestão da Informação e Diretora do Serviço de Sistemas e Tecnologias da Informação e Comunicação e Fernanda Gonçalves, Diretora do Serviço de Arquivo:
Como nasceu o projeto RCDARQ: Repositório Clínico Digital? Quais foram as principais motivações?
No desenvolvimento do projeto RCDARQ no Centro Hospitalar Universitário de São João (CHUSJ) identificam-se como fatores iniciais de motivação o desejo de diminuir a produção e melhorar o acesso e usabilidade de registos clínicos em papel. A dimensão do CHUSJ, a diversidade de especialidades clínicas que oferece e o facto de ser um hospital universitário de fim de linha são características marcantes para as necessidades de informação dos nossos profissionais. O facto de termos profissionais de saúde focados nos doentes, exigentes e habituados a ter disponível sempre que necessário todo o histórico do utente para decisão clínica, independentemente do seu formato, levou o Centro de Gestão da Informação (CGI) a assumir o desafio de assegurar aos profissionais de Saúde uma resposta mais efetiva às suas necessidades de acesso à informação até aí limitada ao processo clínico físico de cada utente. Paralelamente identificou-se como urgente adotar medidas que permitissem racionalizar a produção e uso de registos em papel. Conscientes da dimensão do desafio dos objetivos a que nos propusemos focamos a implementação do Repositório Clínico Digital (RCD) nos utentes pediátricos do CHUSJ, com o intuito de que o RCD nos permitisse preparar e preservar o futuro digital das novas gerações de doentes.
O apoio das equipas clínicas e o conhecimento dos circuitos de produção e uso dos registos clínicos no CHUSJ, tanto em papel como em eletrónico, por parte do Serviço de Arquivo e do Serviço de Sistemas e Tecnologias da Informação e Comunicação, foram essenciais no desenvolvimento do projeto.
O que considera ser o elemento diferenciador do projeto?
O RCD é parte de uma estratégia de capacitação digital do CHUSJ levada a cabo no âmbito do CGI. Não estamos a falar de um mero processo de digitalização mas sim de procedimentos de tratamento e transferência de suporte com requisitos de preservação digital que o CHUSJ adotou, ficando a informação ingerida no RCD disponível aos clínicos de forma integrada com o Processo Clínico Eletrónico. O RCD é uma ferramenta de preservação digital, desenvolvida com suporte em standards e nas melhores práticas internacionais, cujos requisitos permitem assegurar a autenticidade e preservação da informação. Para desenvolvimento e especificação dos requisitos nas ferramentas desenvolvidas e implementadas no âmbito do projeto contamos com a parceria da Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB), que já possuía experiência na utilização da ferramenta open source RODA para preservação digital de arquivos patrimoniais, bom como com a participação de serviços do INESC-TEC, da EAD e da KeepSolutions que connosco trabalharam na solução.
Quais foram os principais desafios com que se depararam no desenvolvimento do projeto?
O desafio de investir numa estratégia de preservação digital num contexto de elevada dinâmica de uso da informação integrada no RCD e proximidade com o contexto de produção, exigiu a adequação dos normativos internacionais e nacionais e da tecnologia disponível. Este foi o principal desafio que o CHUSJ enfrentou, tendo-se recorrido sempre à realização de testes de demonstração e avaliação dos resultados por cenários para suportar as decisões de projeto. Estes desafios permitiram assegurar a exequibilidade e sustentabilidade dos resultados dos procedimentos que foram sendo adotados e que hoje constituem a política de tratamento, digitalização e preservação digital de registos clínicos do CHUSJ.
De entre os resultados alcançados, há algum que gostaria de destacar?
Decorridos 2 anos desde o encerramento da operação destacamos como resultado alcançado a alteração da dinâmica de tratamento e disponibilização dos registos clínicos atuais cuja produção em papel se mantém. Como consequência são de referir ganhos conseguidos no controlo da documentação em papel produzida e integrada no processo clínico dos utentes e na disponibilidade da informação 24h/7 de forma integrada com o Processo Clínico Eletrónico (PCE).
A estratégia de dinamização do RCD no CHUSJ é suportada nas necessidades de informação dos profissionais de Saúde, alimentando-se o repositório com informação que é efetivamente necessária aos clínicos. Sempre que o Serviço de Arquivo recebe um pedido de acesso à informação relativo a documentação preservada em suporte papel, o foco das equipas é que essa resposta seja realizada por via digital através da disponibilização da documentação no RCD. Como consequência, o enriquecimento da informação disponível no RCD tem resultado numa diminuição da documentação que circula em formato papel. A estratégia de crescimento do RCD que temos prosseguido tem-nos permitido identificar as áreas e circuitos do hospital em que a produção / uso dos registos em papel se mantém, permitindo-nos ser mais efetivos no trabalho articulado no CGI na desmaterialização dos circuitos.
Para além do impacto do RCD nos processos de trabalho no CHUSJ é de destacar, numa perspetiva macro, o contributo dos resultados do projeto enquanto piloto de teste e implementação de uma estratégia de preservação digital, que cremos ser caso único no contexto da Saúde. Identificando-se como desafios atuais para a transformação digital da AP a necessidade de produção de requisitos para a adoção de repositórios de preservação digital confiáveis, bem como a mudança legal de transferência de suporte, reconhecendo-se valor legal às representações digitais, o potencial dos resultados de projeto nesta matéria é elevado. O CHUSJ tem partilhado com diversas instituições da AP e continuamos a articular com a DGLAB a validação das regras de tratamento da documentação e gestão do RCD que adotamos.
O Apoio do COMPETE 2020
O projeto foi promovisdo pelo Centro Hospitalar Universitário de São João em colaboração com a Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas conta com o apoio do COMPETE 2020 no âmbito do Sistema de Apoio à Transformação Digital da Administração Pública (SATDAP) , envolvendo um investimento elegível de 1,9 milhões de euros o que resultou num incentivo FEDER de 1,6 milhões de euros.
Links
CHUSJ: Website
DGLAB: Website