INTEROP4ALL - Interoperabilidade de Sistemas de Gestão Documental Entre os Serviços e os Gabinetes do Governo

Conversamos com Tito Carlos Vieira, Diretor do CEGER e reponsável pelo INTEROP4ALL, projeto finalista em duas categorias do Portugal Digital Awards 2020, nomeadamente “Best Future of Operations Project” e  “Best Government Project”.

Tito Carlos Vieira, Diretor do CEGER

"I - O ponto de partida

O CEGER disponibiliza a cada gabinete governamental uma solução de Gestão Documental permitindo-lhes assegurar a gestão dos documentos do gabinete, nomeadamente a gestão do expediente e dos documentos produzidos internamente. O sistema de gestão documental tinha uma versão bastante desatualizada. Concomitantemente, a infraestrutura tecnológica que o suportava estava muito limitada em termos de capacidade, tanto de armazenamento como de computação. No universo da Administração Pública (AP) não havia uma solução tecnológica para providenciar interoperabilidade entre os Gabinetes do Governo e as entidades da AP. A figura apresenta o cenário de partida e, como se pode observar, não existia nenhum mecanismo que permitisse interoperar digitalmente entre estas entidades.

II - A ambição do projeto INTEROP4ALL

Na estratégia definida, a melhoria da qualidade do serviço prestado pelo CEGER aos gabinetes governamentais passava pela modernização do Sistema de Gestão Documental. Considerava-se fundamental evoluir para uma versão tecnologicamente mais avançada e com novas potencialidades, mais amigável para o utilizador, conceptualmente orientada aos processos e fluxos de trabalho, potencializadora da desmaterialização dos documentos, e menos onerosa na implementação de novas funcionalidades, como a interoperabilidade documental, a capacidade de despacho eletrónico e a definição de fluxos processuais. Outro dos pontos principais que o projeto visava era a adequação e a modernização da infraestrutura tecnológica de suporte ao sistema de gestão documental do Governo, para melhorar os tempos de resposta e responder às exigências das novas funcionalidades e capacidades de arquivo, designadamente nos pontos com impacto na interoperabilidade, preservação e segurança de informação.

A figura seguinte apresenta, de forma geral, o modelo que se preconizou para a evolução da solução de gestão documental, de forma a modernizar o sistema e a permitir suportar mecanismos de interoperabilidade.

Considerando o diagnóstico e a visão desenvolvida para a temática, a operação visava atingir os seguintes objetivos:

1. Evoluir o sistema de gestão documental de suporte aos gabinetes governamentais, tornando-o mais amigável para o Utilizador, e dotando-o de mecanismos para a gestão estruturada de processos (workflow), preservando o acervo existente;
2. Desenvolver e implementar capacidades de interoperabilidade entre gabinetes governamentais, que têm a sua base documental no sistema documental do Governo;
3. Desenvolver e implementar mecanismos de interoperabilidade com outras plataformas de gestão documental via plataforma iAP, para que seja possível a qualquer Organismo da Administração Pública interagir de forma desmaterializada com a respetiva tutela;
4. Evoluir o sistema de gestão documental de apoio ao processo legislativo do Governo, tornando-o mais amigável para o Utilizador e com novos mecanismos para a gestão dos diplomas;
5. Desenvolver e implementar, no sistema de gestão documental de apoio ao processo legislativo do Governo, capacidades que possam facilitar a interoperabilidade documental com os outros órgãos de soberania e a INCM;
6. Adicionar capacidades de resiliência e modernização da infraestrutura tecnológica de suporte ao sistema de gestão documental do Governo de modo a adequá-lo às exigências que as novas funcionalidades implicarão, designadamente nos aspetos que tenham impacto com a capacidade de arquivo e a segurança de informação.

III - O trabalho desenvolvido na componente de Interoperabilidade documental na Administração Pública

A Estratégia para a transformação Digital na administração Pública, Estratégia TIC 2020, identificou de forma explicita o tema da interoperabilidade no seu “Eixo I -  Integração e interoperabilidade (Medida 3: interoperabilidade). Esta estratégia instituiu também o Conselho para as Tecnologias de Informação e Comunicação na Administração Pública (CTIC).

Neste enquadramento, o CTIC criou um grupo de trabalho específico para endereçar o tema da interoperabilidade documental na Administração Pública, identificando o CEGER, a AMA, a Secretaria-Geral do Ambiente e a Secretaria-Geral da Economia como os elementos dessa equipa. O CEGER, como tinha em curso o projeto INTEROP4ALL, ficou responsável pela apresentação das conclusões deste grupo de trabalho ao CTIC.

IV – O apoio do COMPETE 2020 no projeto

O projeto INTEROP4ALL, cuja candidatura foi aprovada em 2018, contribuiu de forma muito relevante para a capacitação do CEGER nos domínios dos sistemas de gestão documental bem como na respetiva infraestrutura de suporte e, por isso, foi absolutamente decisivo para a viabilização do trabalho desenvolvido por este Organismo no domínio da Interoperabilidade Documental.

V – Finalista dos Prémios Portugal Digital Awards 2020

O “Portugal Digital Awards” é uma iniciativa da IDC em parceria com a Axians, que tem como principal objetivo reconhecer as organizações e os líderes empresariais com a visão e o arrojo para elevar as suas empresas ao nível mais sofisticado, capacitando-os para a transformação digital dos seus negócios.

O trabalho desenvolvido e os resultados alcançados no âmbito da Interoperabilidade Documental, enquadrada no projeto INTEROP4ALL, foram submetidos pela equipa aos prémios “Portugal Digital Awards 2020”, da IDC, que o júri veio a considerar merecedor de figurar nos finalistas em duas categorias, nomeadamente “Best Future of Operations Project”, ou seja melhor projeto relacionado com a digitalização e otimização de processos de negócio bem como na categoria “Best Government Project”, ou seja melhor projeto de transformação digital no setor da Administração Pública. Este facto contribui de forma assinalável para o reconhecimento do trabalho desenvolvido neste domínio, mas, sobretudo, e mais relevante, para dar visibilidade pública a um novo serviço que passou a estar disponível na Administração Pública e que contribui fortemente para incrementar a eficiência, a agilidade e a qualidade da informação, sendo nesta perspetiva um instrumento de enorme valor para a digitalização da AP.

O Apoio do COMPETE 2020

O projeto conta com o apoio do COMPETE 2020 no âmbito do Sistema de Apoio da Modernização da Administrativa (SAMA), envolvendo um investimento elegível de um milhão de euros o que resultou num incentivo FEDER de 569 mil euros.