O projeto TD@CEGER venceu o Portugal Digital Awards 2021 na categoria "Best Future of Digital Infrastructure Project"

Em conversa com o COMPETE 2020, Tito Carlos Vieira, Diretor do CEGER - Centro de Gestão da Rede Informática do Governo, falou do “TD@CEGER - Jornada de transformação digital", projeto vencedor na categoria "Best Future of Digital Infrastructure Project", dos Portugal Digital Awards 2021.

1 - O ponto de partida

Em 2017 desenvolveu-se uma reflexão estratégica sobre o CEGER que, entre outros aspetos, permitiu redefinir a visão para a organização no período 2018-2021, identificar os objetivos estratégicos a prosseguir e os valores pelos quais a organização se nortearia neste período. Decorrente deste trabalho identificaram-se como principais limitações:

1. as infraestruturas e sistemas de informação que suportavam os serviços disponibilizados na rede do Governo evidenciavam sinais de alguma fragilidade e precisavam de ser robustecidos, alinhando-os com as exigências que o incremento da digitalização acarretaria;
2. os serviços de certificação eletrónica providenciados à Administração Pública pela Entidade Certificadora Comum do Estado (ECCE), tinham um processo de produção com reduzido suporte tecnológico, evidenciando oportunidades para obter ganhos de eficiência para além de apresentarem enorme espaço de progressão;
3. os sistemas de informação do ecossistema tecnológico evidenciavam enormes oportunidades de melhoria, havendo áreas que não tinham suporte adequado;
4. a gestão e governação revelavam oportunidades de melhoria que se pretenderam aproveitar;
5. As condições operacionais em que a equipa desenvolvia a sua atividade apresentavam importantes lacunas.

 

2 - A estratégia TD@CEGER

Concluído o processo de análise do estado-da-arte da Organização, que foi desenvolvido pela equipa de coordenação do CEGER e pelo seu diretor, foi definida a visão, os valores e identificaram-se as prioridades a desenvolver nos 4 anos seguintes, ancorando a evolução na transformação digital. Deste trabalho resultou o “Plano Estratégico CEGER 2018-2021”, que foi apresentado à tutela e, posteriormente, aprovado. A figura seguinte apresenta graficamente os objetivos estratégicos prosseguidos.

Com a estratégia definida foram, seguidamente, desenvolvidos os instrumentos de gestão necessários para alinhar as prioridades da operação com este referencial estratégico enquadrador. Com o mapa estratégico foram, adicionalmente, produzidos outros instrumentos de gestão, entre os quais (1) os planos anuais, (2) os mapas de indicadores e (3) os relatórios de avaliação, que permitiram manter o foco e fazer o rigoroso acompanhamento da implementação da estratégia.

 

3 - Os resultados obtidos

O período temporal em que vigora a atual estratégia termina em dezembro de 2021, podendo nesta altura afirmar-se com segurança que os resultados obtidos permitiram atingir, e em vários casos superar, as metas que haviam sido projetadas.

Os principais resultados obtidos podem sintetizar-se da seguinte forma:

- Lançaram-se 14 novos serviços de base digital no ecossistema tecnológico da RING e renovaram-se 2, designadamente: (1) Sistema de informação para gestão de Consultas Públicas, https://www.consultalex.gov.pt/ , (2) Sistema de informação para gestão do procedimento legislativo, Smartlegis, (3) Sistema de informação de proteção de informação do Conselho de Ministros, ProcLegis, (4) Interoperabilidade documental na AP, (5) Sistema de informação para gestão da produção dos serviços de certificação eletrónica, Force2.0, (6) Portal de self-service para os serviços de Certificação Eletrónica, https://portalcliente.ecce.gov.pt/, (7) Sistema de informação do CEGER (siCEGER), (8) Sistema de gestão de identidade digital na RING, (9) APP CEGER, (10) Acesso remoto às reuniões de Conselho de Ministros, (11) RCM com acesso híbrido, a partir do Palácio Ajuda; (12) Adoção alargada de ferramentas de colaboração, (13) Posto de trabalho 2.0, (14) Preservação digital de sites web históricos, (15) Capacitação para proporcionar livestreaming com tradução simultânea e (16) Capacitação para proporcionar videoconferência com tradução simultânea.

- Lançou-se o serviço de Interoperabilidade documental na Administração Pública, ancorado na iAP. Desde o arranque do serviço, fev-2020, até 30-jun-21, o total de documentos que circularam por interoperabilidade documental foi de 3133;

O grau de inovação introduzido com os resultados alcançados neste projeto foi extraordinariamente assinalável, tanto no domínio tecnológico como no domínio organizacional. Na vertente tecnológica foi possível (i) definir um modelo de dados (modelo de dados canónico) que garante as boas práticas de gestão documental, (ii) conceber uma metodologia para troca de documentos entre os organismos da AP, (iii) desenvolver um projeto piloto que envolveu vários Organismos heterogéneos e (iv) fazer a prova do conceito a que, posteriormente, se seguiu (v) a colocação da tecnologia desenvolvida em ambiente produtivo. Um aspeto inovador deste modelo é a sua neutralidade tecnológica, permitindo que quaisquer soluções tecnológicas que existam ou que venham a ser desenvolvidas possam usufruir desta capacidade de interoperabilidade documental.

Este foi um projeto de relevo acompanhado pelo “Conselho para as Tecnologias de Informação e Comunicação na Administração Pública” (CTIC), que em 2020 foi colocado em produção para toda a Administração Pública. Como resultado deste trabalho passou a ser possível que os Organismos da AP enviem e recebam documentos e/ou processos diretamente pelos seus sistemas de informação, promovendo-se deste modo a total desmaterialização da correspondência entre organismos da AP e destes com os gabinetes ministeriais.

A equipa submeteu esta iniciativa aos Portugal Digital Awards 2020, da IDC, tendo o mesmo sido selecionado para a fase final dos prémios nas categorias de (1) Best Government Project e (2) Best Future of Operations Project.

Mais informação pode ser obtida neste endereço https://idcportugal.com/portugal-digital-awards-2020/finalistas20/

- Transformou-se digitalmente a Entidade Certificadora do Estado (ECCE). A nível da operação dos serviços de certificação obtiveram-se importantes avanços, tendo-se registado um crescimento de 177% no número de entidades a quem a ECCE prestou serviços de certificação eletrónica, passando de 117 em 2017 para 324 em setembro de 2021; e um crescimento superior a 50% no número dos diversos serviços de Certificação Eletrónica providenciados. A faturação evoluiu de 161k€ em 2017 para 211k€ em 2020, o que representa um incremento de 31%.

O trabalho desenvolvido pelo CEGER no domínio da Certificação Eletrónica foi suportado pelo projeto SIMPL4CERT, financiado pelo COMPETE2020. O SIMPL4CERT foi, também, finalista nos Portugal Digital Awards 2021. Mais informação pode ser obtida neste endereço: https://directions.pt/operacoes/idc-portugal-digital-awards-2021-finalista-ceger-simpl4cert-digital-leaders-2021-12-02/

- Modernizaram-se as principais infraestruturas tecnológicas da RING e os sistemas de informação que suportam os serviços disponibilizados na rede Informática do Governo e incrementaram-se os mecanismos de segurança da informação, com particular destaque para a mais crítica;

- Lançaram-se novos serviços de base totalmente digital, alguns completamente suportados em serviços cloud, e evoluíram-se os existentes para padrões de digitalização de referência, que permitiram incrementar a agilidade, a eficiência e potenciaram o trabalho colaborativo;

- Transformou-se o modelo de gestão organizacional do CEGER, que passou a ancorar-se em práticas de colaboração, orientação para resultados e foco no cliente, suportado por sistemas de informação que apoiam no acompanhamento dos indicadores de gestão;

- Aumentou-se a qualidade da informação e dos processos de gestão associados, com a introdução dos diversos novos sistemas de informação (ex: siCEGER, ProcLegis, SmartLegis, Force, Portal ECCE, ConsultaLex, etc.);

- Reforçou-se a capacidade e o conhecimento da equipa do CEGER em diversos domínios;

- O trabalho desenvolvido e o envolvimento da equipa no plano estratégico e na sua execução permitiram melhorar a qualidade da saúde organizacional. De acordo com os resultados obtidos no  inquérito de satisfação aos colaboradores do CEGER, que esteve disponível online entre os dias 27 de janeiro e 15 de fevereiro de 2021, os resultados evidenciam uma saúde organizacional muito positiva, afirmação sustentada no facto de (1) 85% das pessoas afirmar que conhece a estratégia da organização e os indicadores de desempenho organizacional, (2) 90% dos respondentes afirmarem que têm tido oportunidades de formação, (3) 95% das pessoas sentirem que o seu trabalho é valorizado, (4) 75% das pessoas considerarem que o seu potencial tem sido valorizado, (5) 84,21% das pessoas sentirem-se motivadas com as atuais funções, (6) 73,68% das pessoas considerarem que têm tido oportunidade de desenvolver novas competências.

- A satisfação dos utilizadores com os serviços prestados pelo CEGER passou a ser medida com regularidade e evidencia uma evolução crescente ao longo dos anos, tendo alcançado 4.1 em 5 no final do ano de 2020.

 

4 - O apoio do COMPETE 2020

Um dos grandes desafios para a concretização da Estratégia relacionava-se com os recursos. Com efeito, os recursos provenientes do Orçamento de Estado não permitiam lidar com todas as iniciativas e não havia perspetiva de um incremento em volume e calendário compatível. Para lidar com este desafio o CEGER adotou uma estratégia ativa na procura de fontes complementares de financiamento a que pudéssemos apresentar candidaturas com as propostas de trabalho que tínhamos. Em consequência foram identificadas algumas oportunidades e elaboradas internamente várias candidaturas que, felizmente, vieram a ser aprovadas e que contribuíram decisivamente para a viabilização da implementação dos vários projetos,  no âmbito do Sistema de Apoio à Transformação Digital da Administração Pública (SATDAP) designadamente:

- INTEROP4ALL, 999 mil euros, (2018-2021)

- SIMPL4CERT, 694 mil euros, (2018-2021)

- RING+Digital+Simplex, 650mil euros (2019-2021)

 

5 - Vencedor dos Prémios “Portugal Digital Awards 2021”

O projeto “TD@CEGER - Jornada de transformação digital do Centro de Gestão da Rede Informática do Governo” foi o vencedor do "Best Future of Digital Infrastructure Project", nos Portugal Digital Awards 2021. Mais informação sobre o projeto pode ser obtida neste endereço: https://directions.pt/clientes-consumidores/idc-portugal-digital-awards-2021-finalista-ceger-tdceger-digital-leaders-2021-12-02/

Adicionalmente, o trabalho desenvolvido no domínio da Certificação Eletrónica foi suportado pelo projeto SIMPL4CERT, financiado pelo COMPETE 2020, foi, também, finalista nos Portugal Digital Awards 2021. Mais informação pode ser obtida neste endereço: https://directions.pt/operacoes/idc-portugal-digital-awards-2021-finalista-ceger-simpl4cert-digital-leaders-2021-12-02/

Ainda no contexto da Jornada de Transformação Digital do CEGER, o projeto “Interoperabilidade documental na AP” foi finalista dos prémios Portugal Digital Awards 2020, da IDC, nas categorias de (1) Best Government Project e (2) Best Future of Operations Project. Mais informação pode ser obtida neste endereço https://idcportugal.com/portugal-digital-awards-2020/finalistas20/

Links

CEGER: Website