Repositório Clínico Digital do Centro Hospitalar Universitário São João foi finalista dos Portugal Digital Awards 2021
Em declarações ao COMPETE 2020, Maria João Campos, Diretora do Centro de Gestão da Informação do CHUSJ e Diretora do Serviço de Sistemas e Tecnologias da Informação e Comunicação e Fernanda Gonçalves, Diretora do Serviço de Arquivo, falaram da importância do projeto Repositório Clínico Digital e da sua nomeação como finalista do prémio Portugal Digital Awards 2021 da IDC:
Maria João Campos | Diretora do Centro de Gestão da Informaçãoe Diretora do Serviço de Sistemas e Tecnologias da Informação e Comunicação"O desenvolvimento do projeto Repositório Clínico Digital (RCD) foi assumido pelo CHUSJ como parte de uma estratégia de capacitação digital e dinamização na gestão da mudança para o digital, com a definição e implementação de procedimentos de preparação, digitalização e preservação de documentação clínica em arquivo e produzida/recebida no dia-a-dia pelos serviços e de preservação digital de bases de dados legadas. O projeto resulta das sinergias de trabalho geradas pelas áreas que integram o Centro de Gestão da Informação do CHSUJ, na qual se inclui os Serviços de Arquivo, Sistemas e Tecnologias da Informação e Comunicação e Inteligência de Dados, com criação de valor na Transição Digital. A participação da DGLAB (Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas), enquanto parceiro de projeto, foi essencial na definição de requisitos para o RCD enquanto ferramenta de preservação digital capaz de incorporar, preservar e disponibilizar acesso a informação digital produzida e armazenada pelo CHUSJ, assegurando a sua autenticidade e fiabilidade da informação.A nomeação do projeto como finalista do prémio Portugal Digital Awards da IDC constitui para o CHUSJ um reconhecimento do contributo dos resultados do projeto para a capacitação e evolução tecnológica das instituições que a transformação digital exige. A gestão e acompanhamento do COMPETE 2020 foi fundamental para o desenvolvimento das diferentes atividades de projeto, cujos resultados se fazem sentir na eficiência nos processos internos de acesso e reutilização da informação clínica em contexto de prestação de cuidados, permitindo maximizar os resultados obtidos na execução do projeto."
Fernanda Gonçalves | Diretora do Serviço de Arquivo
Enquadramento
O Centro Hospitalar Universitário São João (CHUSJ) tem como missão prestar os melhores cuidados de saúde, com elevados níveis de competência, excelência e rigor, fomentando a formação pré e pós-graduada e a investigação, respeitando sempre o princípio da humanização e promovendo o orgulho e sentimento de pertença de todos os profissionais.
Tendo como princípios, o reconhecimento da dignidade e do caráter singular de cada pessoa que o habita, a centralidade do doente e promoção da saúde na comunidade bem como a postura e prática com elevados padrões éticos urge a nível do Sistema de gestão de informação promover e desenvolver melhores práticas que permitam reforçar princípios, valores e missão do CHSJ.
Existe atualmente um elevado volume de informação clínica produzida e armazenada em suporte papel, colocando-se constrangimentos no acesso à informação do utente de forma integrada.
É de assinalar que o quadro legal vigente apenas confere força probatória aos registos clínicos em papel desmaterializados pela via da microfilmagem, sendo a informação clínica de conservação permanente. Esta questão tem particular impacto no volume de informação clínica preservada pelas instituições de Saúde em papel e microfilme, ao qual acresce a informação digital. No caso CHUSJ, contabilizava-se, em 2015, 9716 bobines de microfilme, o que não incluía a totalidade dos processos em papel, e mais de 12 quilómetros lineares em papel, mantendo-se a produção de registos clínicos em papel e digital, com um volume médio de 2 500 processos em papel movimentados no Arquivo por dia.
O Projeto
Nesse sentido, o projeto Repositório Clínico Digital revela-se de elevada importância para o CHUSJ no sentido de promover a modernização da sua estrutura informacional, com impacto para a eficácia na disponibilização da informação clínica em tempo útil para suporte à prestação de cuidados, bem como na sua reutilização para investigação e resposta eficaz a pedidos externos, nomeadamente de utentes e outras instituições públicas. Adicionalmente, os objetivos realizados no projeto permitem ao CHUSJ apoiar os profissionais de Saúde na transição do papel para o digital, racionalizando o uso e produção da informação em papel e incentivando o uso do Processo Clínico Eletrónico (PCE), potenciando a efetiva desmaterialização dos processos informacionais ocorridos no momento da prestação de cuidados.
Sendo o acesso eletrónico à informação clínica essencial à prestação de cuidados de saúde, um dos principais valores do CHUSJ, juntamente com a centralidade no doente, a eficiência, a efetividade, o tempo útil, a equidade e a transparência, pretendeu-se com este projeto criar as condições necessárias, quer do ponto de vista técnico quer no enquadramento legal, para uma melhoria significativa na gestão de acesso à informação.
Assim, este projeto visou colmatar as questões identificadas da situação atual através da criação de um repositório clínico digital que garanta a autenticidade e integridade dos documentos, de procedimentos necessários à correta digitalização e classificação dos documentos, da digitalização da documentação atual e retrospetiva de processos clínicos de doentes atuais.
O projeto propôs a implementação de um repositório clínico digital (RCD), que suporte a preservação a longo prazo de objetos digitais garantindo a sua integridade e autenticidade. O conceito de repositório clínico digital (RCD) aplica-se à implementação de um repositório que deve ser capaz de integrar, armazenar e proporcionar um acesso continuado a documentos digitais de conservação permanente, produzidos através da digitalização dos processos clínicos analógicos (papel e microfilme) dos doentes atuais e da incorporação da informação de diferentes sistemas legados.
O projeto inclui a digitalização de informação clínica retrospetiva (processo em papel). A identificação da informação retrospetiva a digitalizar tem por base dados de reutilização retrospetiva da informação clínica em papel para prestação de cuidados, bem como critérios de utilidade e premência no acesso à informação clínica retrospetiva em papel para tratamento de doentes atuais pediátricos. O enfoque da abordagem na informação dos utentes de Pediatria tem por objetivo preparar o futuro digital dos doentes do CHUSJ.
Outra componente do projeto é o tratamento documental e digitalização de produção atual. Esta atividade tem como objetivo primordial controlar novas entradas de documentos em papel através da criação de infraestruturas para a digitalização de informação clínica no momento da produção ou receção no CHUSJ, contribuindo desta forma para a integração no Processo Clínico Eletrónico (PCE) dos registos clínicos atuais produzidos ou recebidos no momento da prestação de cuidados.
O Apoio do COMPETE 2020
O projeto conta com o apoio do COMPETE 2020 no âmbito do Sistema de Apoio à Transformação Digital da Administração Pública (SATDAP) , envolvendo um investimento elegível de 1,9 milhões de euros o que resultou num incentivo FEDER de 1,6 milhões de euros.
Links
DGLAB: Website